Sophia Jaffer, Directrice des opérations, de la culture et du personnel‍

‍Suite à notre nomination ”Meilleurs lieux de travail en Technologies par GPTW Canada, nous avons discuté avec la directrice des opérations, de la culture et du personnel chez Collage, Sophia Jaffer. En tant que première employée chez Collage, elle a joué un rôle critique dans le développement de notre culture d’entreprise et de nos produits.

Hannah : Selon vous, qu’est-ce qui fait un bon endroit pour travailler, et pourquoi?

Sophia : Selon moi, un bon lieu de travail, c’est un endroit où les gens ont une motivation commune. Un endroit où tout le monde travaille ensemble vers un même objectif. Je pense qu’il n’y a rien de mieux pour créer une équipe solide. Que ce soit au sein d’une équipe ou à l’échelle de toute l’entreprise, avoir un objectif clair est vraiment très utile. Et aussi, bien sûr, des collègues formidables contribuent à créer un lieu où il fait bon travailler.

C’est un atout important d’embaucher des employés intelligents, talentueux, dévoués et diversifiés, avec des points de vue différents. C’est si inspirant d’évoluer dans un environnement où chacun est encouragé à appliquer ses propres idées et connaissances pour résoudre les problèmes, tant pour les équipes que dans l’ensemble de l’organisation. 

Hannah : Intéressant! Avez-vous rencontré des obstacles en essayant de créer un lieu de travail agréable?

Sophia : J’ai appris qu’il est important d’établir clairement la culture. Personnellement, je trouve que la « culture d’entreprise » est un concept assez vague – et je ne parle pas ici des clichés comme les jeux sur table et les repas gratuits. Tout est dans la façon de faire d’une entreprise, le « pourquoi » des décisions, la manière dont les employés sont traités, comment leurs idées sont reçues. Il est très important de codifier cette vision, et le fait de pouvoir en parler aide à comprendre ce qu’elle est et aussi ce qu’elle n’est pas. 

Nous sommes tous uniques et nous avons tous notre propre système de valeurs. Connaître les valeurs d’une entreprise nous aide à comprendre si nous sommes en phase ou non avec la culture qu’elle prône. Cela explique le malaise qu’on peut avoir lorsqu’on sent que quelque chose cloche. Même si l’on aime tout d’une entreprise (ou d’une personne), il faut que nos valeurs correspondent aux siennes, sinon il peut en résulter un conflit interne.

Le fait d’établir clairement sur les valeurs d’une entreprise, ne serait-ce qu’à l’interne, aide les candidats et les nouveaux employés à s’identifier à l’équipe et à l’entreprise, et à s’engager envers l’organisation. 

Il ne faut pas faire l’erreur de fonder nos valeurs sur des clichés. Travail d’équipe, indépendance et leadership : ces termes peuvent être assez généraux; ils peuvent vouloir dire plein de choses, alors c’est facile d’y adhérer. Il est important d’examiner en détail ce que ces éléments signifient pour votre organisation. 

Par exemple, chez Collage HR, l’un de nos piliers est axé sur la liberté et la responsabilité. 

Lorsque je m’adresse aux candidats, je leur explique ce que cela signifie pour nous. Les personnes qui s’épanouissent chez Collage sont celles qui aiment avoir la liberté de structurer leur journée et leur travail de la manière qui leur convient le mieux. De nombreuses possibilités s’offrent aux employés qui prennent des initiatives et s’efforcent d’améliorer les choses pour eux-mêmes, leur équipe et leur travail. 

Si vous avez cette motivation et cette ambition, les possibilités qui s’offrent à vous sont infinies; il n’y a vraiment aucune limite à ce que vous pouvez faire ici. 

Cette liberté s’accompagne d’un sentiment élevé de prise en charge et de responsabilité. Nous sommes une équipe réduite avec beaucoup d’employés très performants. Personne ne regarde par-dessus votre épaule pour s’assurer que vous faites bien votre travail. C’est vraiment la responsabilité de chacun de libérer son potentiel et de se surpasser.

En ce sens, il se peut que notre entreprise ne convienne pas à tout le monde, et c’est tout à fait normal. Il est de notre devoir, tant envers nous-mêmes qu’envers les personnes que nous recrutons, d’être clairs sur nos valeurs afin de trouver les bonnes personnes pour se joindre à notre équipe et nous appuyer dans notre mission.

Hannah : Dans ce cas, diriez-vous que la transparence est très importante, non seulement dans le processus d’intégration, mais aussi dans le cadre des entrevues?

Sophia : Oui. C’est une excellente façon de le dire : la transparence. Je trouve un peu surprenant que les candidats ne posent pas de questions sur la culture d’entreprise. La curiosité à l’égard de notre culture d’entreprise et sa mise en valeur sont importantes pour nous, car elles ont facilité notre croissance au fil des ans. Nous recherchons des employés qui apprécient notre culture et souhaitent y contribuer par leurs idées et leur expertise afin que, tous ensemble, nous puissions poursuivre notre croissance. Je crois fermement que lorsque les employés sont en phase avec la culture de l’entreprise, ils sont plus heureux et contribuent davantage, car ils se sentent liés à leur travail et à l’équipe. Nous voulons que les gens restent ici, qu’ils évoluent et s’épanouissent. Il y a tellement d’occasions à saisir pour qui le souhaite.

Hannah : En termes de conseils pratiques, prenons l’exemple d’une petite entreprise en démarrage. Comment leur recommanderiez-vous d’approfondir les valeurs et la culture de leur entreprise au-delà des gestes et des clichés? 

Sophia : On peut s’y prendre de différentes façons.

La première est l’approche de haut en bas : l’équipe de direction peut décider de ce qu’est notre culture et la transmettre à l’entreprise.

La seconde est l’approche de bas en haut. Lorsque vous avez une petite équipe, c’est une excellente idée de réfléchir ensemble à la culture de l’entreprise. Il y a longtemps, chez Collage HR, nous avons fait un exercice de remue-méninges en groupe pour déterminer ce qui distingue et caractérise Collage.

Il peut être difficile d’établir avec précision ce qu’est votre culture. Il faut donc se poser les bonnes questions : « En quoi sommes-nous différents? », « Pourquoi agissons-nous ainsi? », etc. À l’inverse, il peut être utile de se demander « ce que nous ne sommes pas ». Nous pouvons dire que nous ne sommes pas « X, Y, Z », ce qui pourrait signifier que nous sommes « ABC ». Si possible, un exercice d’équipe peut s’avérer utile pour définir les valeurs et la culture, mais aussi pour susciter un sentiment d’engagement à l’égard de la mission.

Hannah : Comment maintenez-vous un environnement de travail agréable et soudé lorsque les employés sont à distance? Avez-vous des conseils à donner aux entreprises qui travaillent en mode virtuel, mais qui essaient tout de même de favoriser ce niveau de camaraderie qu’il y aurait en personne?

Sophia : Je dois dire que c’est tout un défi. Ce que j’ai remarqué, c’est qu’en passant au travail à distance, les employés sont devenus très soudés au sein des services et des équipes. Nous avons eu tendance à « surcommuniquer » pour rester en contact, et cela a eu un effet positif, en créant un rapprochement qui favorise le soutien mutuel entre les équipes.

Avant de passer au travail à distance, nous nous réunissions probablement une fois par semaine. Maintenant, chaque équipe se réunit deux ou trois fois par semaine, parfois plus. Par exemple, notre équipe de développement se réunit tous les lundis matin, mais elle tient aussi d’autres réunions tout au long de la semaine pour le travail.

Les membres de notre équipe de paie tiennent de petites réunions tous les matins pour discuter du travail prévu, pour s’entraider et se soutenir mutuellement, et aider les nouveaux membres de l’équipe. Aux dires des nouveaux employés, on sent beaucoup de soutien quand on se joint à cette équipe et cela facilite grandement l’intégration à distance.

Un autre facteur important est la régularité des réunions. Chez Collage, nous nous réunissons le lundi pour nos réunions d’entreprise. Il s’agit d’une réunion rapide de 15 minutes pour parler de ce qui s’est passé au cours de la semaine précédente, de ce qui est prévu pour la semaine à venir, et des progrès réalisés dans chaque équipe. Récemment, nous avons transformé l’une de ces réunions en une rétrospective mensuelle. Cette réunion prolongée donne à chaque équipe l’occasion de présenter ce qui s’est bien passé durant le mois, ce qui s’est moins bien passé et ce qu’elle va faire pour y remédier. Discuter de ces expériences est extrêmement utile. Nous avons tous des jours difficiles, ou des échecs. C’est la façon dont nous nous remettons de ces échecs qui importe, et le fait de favoriser la transparence à cet égard dans l’ensemble de l’organisation est favorable, car cela permet de voir la chose comme étant tout à fait normale.

Je pense que c’est ce genre d’expériences partagées qui soude une équipe. Bien sûr, nous avons aussi notre dîner-causerie amusant le vendredi, qui est aussi un moment agréable pour se réunir et en savoir plus sur les initiatives de l’entreprise, se renseigner sur ce que font les équipes, ou simplement jouer à un jeu.

Comme je le disais, le fait de contribuer à une mission commune est vraiment important pour rester connectés les uns aux autres. Maintenant que nous travaillons à distance, il est plus important que jamais de communiquer verbalement nos objectifs de manière claire et sans équivoque. Informer l’équipe des changements, des nouveautés, des plans, etc., toute cette communication transparente rapproche l’équipe et nous ramène à notre objectif. 

Hannah : Comment montrer à une équipe ou à des employés qu’ils sont appréciés dans l’entreprise, surtout à distance? Avez-vous des conseils à ce sujet?

Sophia : Nous organisons une activité de reconnaissance où nous invitons les employés à adresser anonymement des félicitations à un collègue pour souligner un travail bien fait, un coup de main, etc. Nous profitons ensuite de notre rétrospective mensuelle pour partager ces félicitations et souligner les efforts des employés concernés. 

C’est un excellent moyen de faire en sorte que les gens se sentent appréciés, car c’est quelque chose qui se fait sur une plateforme publique au sein de l’entreprise.

Slack est également un outil de communication très précieux pour nous, tant sur le plan professionnel que pour le plaisir. Elijah, notre chef de la direction, a récemment créé la chaîne « gong show ». Cette chaîne est liée à notre système de gestion de la relation client, de sorte que chaque fois que nous réalisons une nouvelle vente, un « gong » se déclenche pour le souligner et féliciter le membre de l’équipe qui a réalisé la vente.

On peut également voir le revenu mensuel récurrent résultant de cette vente. Je pense que ce qui a été vraiment étonnant dans la mise en place de ce système, c’est que peu importe si vous êtes dans la vente ou non, tout le monde se sent interpellé. Nous pouvons constater que, quel que soit notre rôle dans l’entreprise, notre travail acharné porte ses fruits. D’autres personnes et d’autres entreprises confirment que ce que nous faisons est utile et leur facilite la vie! Nous pouvons constater que nous grandissons en tant qu’organisation et que nous sommes sur la bonne voie pour accomplir notre mission.

Je pense que c’est particulièrement important pour les nouveaux employés dans une entreprise. Vous voulez leur montrer que leur travail est apprécié et qu’ils ont fait le bon choix en se joignant à Collage. 

Hannah : Parlons du recrutement des entreprises en démarrage qui cherchent à améliorer leur culture de travail ou à s’assurer que leur culture d’excellence évolue avec elles. Que pensez-vous qu’elles doivent rechercher? Durant les entrevues, que faut-il chercher chez les candidats en dehors des qualifications requises? Quels sont vos conseils à ce sujet? 

Sophia : Hmm. Quels conseils puis-je leur donner pour les aider à embaucher des personnes qui soutiennent leur culture? 

Je pense que lors d’une entrevue, il est important d’indiquer clairement les éléments clés que vous recherchez chez un nouvel employé, puis de préparer vos questions en fonction de cela. Ayez un objectif en tête afin que l’évaluation de vos candidats soit facile à faire. Tenez compte des compétences, des possibilités d’avancement, des connaissances et de la culture. Vous devez vous assurer que ce candidat correspond à votre organisation à différents niveaux, en fonction du rôle et de l’entreprise.

En termes de culture, cherchez-vous quelqu’un qui soit un penseur indépendant? Cherchez-vous quelqu’un qui sort des sentiers battus ou qui est ambitieux? Définissez les éléments que vous recherchez, puis construisez vos questions autour de ces éléments. Encouragez les questions sur la culture en décrivant ce que c’est que de travailler dans votre entreprise. C’est formidable d’entendre les candidats s’intéresser à la culture de l’entreprise et à ce que cela signifie de faire partie de votre organisation.

« Est-ce quelque chose auquel vous pensez pouvoir contribuer? » ou « Comment pourriez-vous contribuer à la culture? » Je creuse un peu ces questions, parce que la résonnance culturelle est importante pour tous nos candidats.

Hannah : Nous avons gagné le prix des employeurs de choix dans le domaine technologique. Qu’est-ce qui, selon vous, nous distingue en particulier? Quels conseils donneriez-vous aux entreprises qui cherchent à accomplir la même chose? 

Sophia : Vous avez mentionné plus tôt l’importance pour les employés se se sentir valorisés, vus et entendus. Je pense que c’est vraiment important, surtout à distance : maintenir cette approche de rétroaction. 

Une culture axée sur la rétroaction, sur l’évolution des employés. Un retour constant sur leurs progrès. Il faut cultiver un environnement où les employés se sentent encouragés à tendre la main et à demander comment ils peuvent s’améliorer. Certaines personnes apprennent de manière différente. Il faut donc en être conscient, tout comme de l’importance de la rétroaction de la structure de votre équipe.

Je pense qu’il est vital de favoriser les canaux de communication, surtout au début, pour les nouveaux employés. Que ce soit par le biais d’un clavardage sur Slack, d’une séance Zoom ou en personne. Un autre bon moyen de favoriser ce type d’appartenance et de culture consiste à établir des liens avec les membres de l’équipe de différents services.

Hannah : Avez-vous des conseils sur la façon d’organiser une activité d’équipe réussie et amusante? 

Sophia : C’était la première fois que nous faisions quelque chose comme ça et je suis encore en train de recueillir les commentaires, mais je sais que le « marathon de programmation » a été vraiment bien accueilli! Nous avons pris un membre de chaque équipe et formé des groupes de cinq personnes. Dans notre cas, on nous a demandé de créer un module complémentaire à notre plateforme Collage qui permettrait d’améliorer la culture dans d’autres entreprises qui utilisent notre logiciel.

Ce qu’il y a de bien avec les différents groupes, c’est qu’ils étaient formés de personnes qui n’auraient jamais travaillé ensemble en temps normal. Malgré cela, tout le monde a pris activement part au jeu, car nous connaissons bien Collage. Nous savons ce qu’est notre culture, et nous pouvons maintenant en parler. Ce n’est pas une question technique ou un enjeu spécifique à une équipe, il s’agit avant tout de ce que chacun peut apporter à la table avec son expertise.

Je pense donc que c’est une excellente idée d’avoir au moins une activité où les différents membres de différentes équipes peuvent se réunir. Bien sûr, partager un repas de temps en temps est aussi une très bonne idée. 
Si vous avez une équipe virtuelle, envoyez des cartes-cadeaux virtuelles de Uber Eats aux employés à distance afin qu’ils puissent au moins prendre le temps de se retrouver autour d’un repas virtuel.

Nous avons également organisé quelques activités hybrides. L’une d’entre elles, très amusante, était une soirée peinture! Même si nous n’étions pas tous dans la même pièce, nous étions tous liés par ce que nous faisions ensemble. 

Nous en sommes tous sortis avec un résultat similaire. Les œuvres étaient toutes différentes, mais le résultat final était comparable, et surtout nous l’avons fait ensemble. J’ai pensé que c’était vraiment une occasion unique de tisser des liens en faisant quelque chose qui n’est pas lié au travail.

Cette possibilité de se réunir et de faire quelque chose de différent était vraiment incroyable. C’est agréable de créer des liens autour d’une activité, car si on vous met dans une pièce et qu’on vous demande de parler, c’est assez intimidant. C’est difficile d’entretenir la conversation!

Hannah : À votre avis, quelle est l’importance de la productivité et de la camaraderie dans le portrait d’ensemble? Et pourquoi est-il important de cultiver un lieu de travail agréable du point de vue des clients?

Sophia : En matière de productivité et de camaraderie, disons que notre façon de travailler à l’interne a une incidence sur nos clients. Il y a cinq indices sur lesquels nous sommes évalués dans les algorithmes qui servent à déterminer les « employeurs de choix ».

L’un de ces indices est la camaraderie. En constatant le degré d’harmonie qui règne au sein de notre équipe, un client peut se faire une idée de notre entreprise.

Le fait de pouvoir transférer un client à un autre service ou obtenir des informations d’une autre équipe de manière efficace montre à notre clientèle que nous assurons une gestion cohérente de notre entreprise. Ils savent ainsi qu’ils peuvent compter sur nous et que leurs informations sont entre bonnes mains. Les différentes équipes s’entraident beaucoup, et c’est très appréciable. 

Un autre indice qui sert à évaluer les employeurs de choix, c’est la confiance.

Si nous avons confiance les uns dans les autres, et que chaque personne au sein de l’entreprise est là pour donner le meilleur d’elle-même, nous pouvons nous consacrer davantage à notre mission. Je peux garantir que je m’investis au maximum dans mon travail aujourd’hui, et je sais que Hannah fait de même, et c’est vraiment très rassurant. 

Nous travaillons toutes les deux avec le même niveau d’engagement. La confiance se construit de cette façon, surtout quand on travaille à distance. 

Tout se résume à cet objectif commun et à l’importance pour tous de comprendre clairement en quoi il consiste. Même si les objectifs peuvent varier d’une équipe à l’autre, nous avons tous quelque chose en commun : une mission commune à laquelle nous contribuons tous ensemble. 

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