Vince Kwong,
Directeur des Finances et de l’administration
Entreprise: Académie Canadienne du Cinéma et de la Télévision
Secteur d’activité: Organisation des arts médiatiques sans lucratif 
Lieu: Toronto
Taille de la compagnie: 40 employés‍

L’Académie canadienne du cinéma et de la télévision est la plus grande organisation professionnelle sans but lucratif dans le domaine des arts médiatiques au Canada. Forte de plus de 4 000 membres, professionnels émergents et établis du secteur, elle se consacre au perfectionnement, à la reconnaissance, à la célébration et à la défense des talents canadiens dans les secteurs du cinéma, de la télévision et des médias numériques.

L’Académie canadienne du cinéma et de la télévision s’efforce de favoriser la croissance de l’industrie, la connaissance, l’inclusion et le mentorat au moyen d’une série de programmes de perfectionnement professionnel, d’initiatives d’activation des talents et d’occasions de réseautage. Visant à créer une industrie cinématographique canadienne plus équitable et diversifiée, l’Académie s’engage à découvrir et à développer tous les niveaux de talent grâce à une formation et à des conseils professionnels. Elle produit également les Prix Écrans canadiens, qui rassemblent chaque année l’industrie cinématographique pour célébrer les meilleurs talents du pays dans les secteurs du cinéma, de la télévision et du numérique lors de la Semaine de l’écran canadien.

Problèmes liés au statu quo

En 2019, l’Académie canadienne du cinéma et de la télévision avait dépassé les capacités de sa solution RH interne. Malgré son ancienneté en tant que directeur des finances et de l’administration, Vince Kwong devait passer une grande partie de sa semaine de travail à calculer les congés payés, à mettre à jour les renseignements relatifs à la paie et à gérer les avantages sociaux de sa base croissante d’employés avec des processus non reliés. Vince était submergé de tâches qui l’empêchaient de se concentrer davantage sur ses priorités stratégiques. Il avait donc besoin d’une modification efficace et permanente de son flux de travaux.

Dans ses recherches de moyens d’automatiser et de rationaliser ses tâches administratives, il a constaté que Collage HR était le seul système de gestion permettant d’accomplir efficacement tout ce dont il avait besoin. Alors que d’autres solutions RH peuvent avoir une fonctionnalité interconnectée, Collage HR se démarquait du lot par son interface intuitive et élégante qui offrait une solution unique aux problèmes de paie. La migration accélérée de Collage HR a fini de convaincre l’Académie de faire la transition.

Lancement en quelques semaines au lieu de plusieurs mois

Lorsque Vince a migré les systèmes non reliés de l’Académie vers Collage HR, il a été mis en contact avec un responsable d’intégration de Collage HR afin de savoir comment utiliser de manière optimale et continue la suite complète de fonctionnalités et de capacités d’interconnexion de Collage HR.

« La mise en place des soldes initiaux a posé quelques problèmes mineurs, mais le personnel de Collage HR a joué un rôle déterminant dans la réussite de la transition. »

Le responsable de l’intégration l’a aidé à personnaliser la plateforme afin d’assurer une transition réussie pour l’organisation. Alors que d’autres fournisseurs facturaient des milliers de dollars de frais d’intégration, Vince a réussi, grâce à Collage HR, à effectuer une migration complète de la plateforme SIRH en quelques semaines tout en respectant le budget de l’organisation. 

Réduire le temps d’administration des RH de base

L’une des améliorations les plus importantes que Vince a constatées avec Collage HR est le temps gagné grâce à la fonction d’intégration libre-service électronique. Auparavant, Vince passait des heures à préparer et à stocker les documents d’intégration des employés. Désormais, il peut organiser l’arrivée d’un nouvel employé en quelques minutes.

Les fonctionnalités étendues de Collage HR ont permis à Vince de réduire considérablement le temps d’intégration, ainsi que l’administration des avantages sociaux. Auparavant, Vince devait déléguer un temps considérable à son équipe pour saisir manuellement deux fois les renseignements relatifs aux employés : une fois dans les formulaires d’inscription aux avantages sociaux, et une autre fois dans le portail de gestion des avantages sociaux. Grâce à la fonctionnalité de gestion des avantages sociaux de Collage HR, Vince a pu supprimer entièrement cette tâche de son travail.

Suivi automatisé et harmonieux des congés payés qui a eu un effet positif sur toute l’équipe

Avec la solution interne initiale, Vince devait calculer individuellement les congés payés et les soldes restants de chaque employé. Ces calculs courants créaient un goulot d’étranglement dans la capacité des employés à faire examiner leurs demandes de congés par les gestionnaires.

Aujourd’hui, Vince utilise le calcul automatique des congés payés de Collage HR. Grâce à ce système, les employés de l’Académie peuvent simplement faire des demandes de congés, que les gestionnaires peuvent approuver ou refuser rapidement. En définissant les règles de congé de son équipe lors de l’intégration, il a regagné 10 % de son temps dans sa semaine de travail.

La synchronisation automatique des calendriers de Collage HR permet à Vince d’accéder à des calendriers actualisés, ce qui lui permet d’avoir une meilleure vision de l’ensemble de l’organisation. Grâce à l’ajout du calendrier intégré, qui élimine pratiquement tous les problèmes de planification, Vince a permis à son équipe de réserver facilement des congés personnels avec des indications claires et automatiques sur le moment où les employés seront absents du bureau.

« [Collage HR] a augmenté la visibilité des soldes de congés, ce qui permet aux employés de prendre des congés plus fréquemment et de diminuer le passif des congés accumulés à la fin de l’année. »

Le module de suivi automatisé des congés payés de Collage HR a eu un effet positif direct sur la conciliation travail-vie personnelle de l’équipe, tout en permettant à Vince de réduire les obligations financières de l’entreprise. Grâce à l’amélioration de la clarté et au gain de temps réalisé, les collègues de Vince peuvent facilement prendre des congés sans qu’il ait besoin de coordonner la saisie manuelle. 

Gestion des RH qui relie également les avantages sociaux et la paie

Grâce à la capacité unique de Collage HR de relier les RH à des plateformes tierces d’avantages sociaux et de paie, Vince a éliminé un travail important de saisie de données, car il devait auparavant recueillir des renseignements relatifs aux RH et les saisir manuellement dans ses systèmes de RH, d’avantages sociaux et de paie séparément. Cette élimination du travail administratif a permis à Vince de consacrer son temps à du travail d’ordre stratégique.

« Collage HR est rentable et permet d’économiser beaucoup d’heures de travail administratif. La solution permet de regrouper nos processus en un seul endroit, au lieu d’avoir plusieurs processus manuels séparés les uns des autres. »

En quelques minutes, Vince peut facilement inscrire un employé à un régime, l’en retirer ou modifier sa couverture avant de synchroniser rapidement les mises à jour avec son fournisseur d’avantages sociaux, son système de gestion des salaires et le système des RH, le tout d’un seul coup.

Désormais, Vince n’a plus à consacrer de temps à l’examen manuel d’un formulaire d’inscription ou à la double saisie de données.

Selon Vince, la transition vers Collage HR lui a non seulement permis d’économiser du temps et de l’argent, mais surtout, elle lui permet d’offrir une expérience d’emploi supérieure à son équipe.

     L’Académie canadienne du cinéma et de la télévision fait partie des milliers d’entreprises qui ont choisi Collage HR pour gérer leurs systèmes de RH, de paie et d’avantages sociaux.

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