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La gestion des dossiers d’employés peut sembler être l’une des tâches les plus faciles au sein d’une entreprise.

On commence simplement par collecter les noms, adresses et informations bancaires des employés; leur demander de signer quelques formulaires; clore et conserver le dossier pour un certain temps…

Attendez un instant. Qu’est-ce que la loi nous indique en ce qui concerne la durée de conservation d’un dossier d’employé? Est-ce pendant cinq ans ou sept ans? Devons-nous conserver ces dossiers d’employés inactifs éternellement?

De toute évidence, ce n’est pas aussi simple que cela puisse paraître pour bien des entreprises. Certaines juridictions ont récemment constaté que la mauvaise tenue des dossiers d’employés est l’une des violations les plus courantes.

Il s’avère que la gestion adéquate de dossiers d’employés, comme la plupart des responsabilités des RH, nécessite autant un sens des affaires, de la prévoyance et des habiletés organisationnelles à toute épreuve. Pourtant, lorsque gérés correctement, les dossiers d’employés peuvent vous aider à prendre de meilleures décisions d’affaires.

Lorsque gérés correctement, les dossiers d’employés peuvent vous aider à prendre de meilleures décisions d’affaires.

Une fois que vous comprenez pleinement les points forts, les faiblesses, les habitudes et les besoins des membres de votre équipe, vous pouvez prendre les meilleures décisions possibles en ce qui a trait à toute l’entreprise. De la restructuration salariale à une meilleure gestion des avantages sociaux. Bref, les données d’employés permettent de faciliter la prise de décisions. Et cela commence par avoir des informations précises et à jour au bout de vos doigts.

Alors, qu’est-ce que vous pouvez faire pour que votre gestion des dossiers d’employés s’élève d’un cran? Voici 3 simples étapes pour tirer le meilleur parti de votre stratégie de gestion des dossiers d’employés:

3 simples étapes pour la gestion des dossiers d’employés

1. Commencer par la conformité: Que devez-vous conserver et pour combien de temps?

Tous les employeurs canadiens sont tenus de garder certains registres de leurs employés, de leurs données personnelles à leurs compétence professionnelles. Parmis ceux-ci:

• le nom de l’employé et leur adresse résidentielle;
• les antécédents et compétences professionnels;
• la date de début de l’emploi;
• le taux de salaire et les périodes de paie;
• les avantages sociaux;
• les prestations versées à l’employé par l’employeur;
• les dossiers de vacances et de congés autorisés;
• la date de cessation d’emploi.

La loi sur les divers modèles de document, et la durée de leur conservation, diffère d’une province à l’autre. Par exemple, au Québec, les employeurs sont tenus à conserver des renseignements sur la paie pendant une période de trois ans. Les dossiers de vacances—mais non les congés autorisés—sont inclus dans les renseignements de paie.

Rappelez-vous que tenir ces dossiers n’est pas strictement une question de formalité. Ils peuvent vous fournir des preuves substantielles en cas de procès, de vérifications sur la paie ou d’inspections du ministère.

Considérations supplémentaires

A. Lire les petits caractères: Négliger les dossiers d’employés trop tôt ou les retenir trop longtemps peut vous mettre à risque en ce qui concerne votre devoir de responsabilité. Partout où votre entreprise est géolocalisée, assurez-vous d’être à jour avec les lois récentes respectives sur la gestion des dossiers d’employés.

B. Aller au délà: En plus de registres requis par les autorités provinciales, vous pourrez conserver des informations supplémentaires sur les employés. Notamment, la façon dont l’employé a postulé pour le poste (par exemple, par le guichet emploi ou via le recruteur), sa politique de vacances et son utilisation, son rendement et le nom de son gestionnaire ou de ses supérieurs immédiats. Tel que nous en discuterons en l’étape no. 3, lorsque cette information est exacte et à jour, elle peut être fort utile pour des perspectives et décisions d’affaires stratégiques.

2.  Établir un système gagnant: Comment gérer tous ces dossiers?

Comment et l’endroit où vous stockez vos dossiers d’employés est tout aussi important que l’information elle-même. Il suffit de dire que dans notre monde hyper-connecté, la tenue de dossiers électroniques est un incontournable pour les ressources humaines.

La gestion de documents en papier demande du temps et est sujet à risque. Par example, les risques de faire un mauvais calcul des vacances cumulées, de laisser pour compte des dossiers confidentiels ou même de perdre des fichiers entiers en pleine évacuation d’urgence au travail.

La gestion de documents en papier demande du temps et est sujet à risque. Dans notre monde hyper-connecté, la tenue de dossiers électroniques est un incontournable pour les ressources humaines.

Comme le suggère le Réseau Entreprises Canada, la gestion de dossiers d’employés stockés sur l’infonuage peut aider àbgagner du temps et de l’argent pour garder les informations en sécurité, les mettre à jour, les repérer, et les personnaliser.

Enfin, l’un des plus grands avantages de la numérisation de vos dossiers d’employés est la possibilité d’exporter facilement des ensembles de données personnalisées dans des rapports graphiques ou des feuilles de calcul. Ce qui nous amène ensuite à l’étape numéro trois…

3. Obtenir des aperçus unique à votre organization Comment transformer vos données en rapports soignés et pertinents?

Tel que nous l’avons mentionné précédemment, les données rendent les décisions faciles, et tout commence par l’exactitude et la mise à jour des données d’employés. Les dates de début et de fin d’emploi peuvent être utiles pour se conformer à la réglementation canadienne, mais stratégiquement, cette information peut être utilisée pour beaucoup plus.

Nous vivons dans un monde axé sur les données, et le milieu de travail n’est pas l’exception.

Par exemple: sur une période de temps, les rapports sur le roulement révèlent que les employés ont tendance à démissionner après deux ans. Inspiré de cette tendance, vous pouvez effectuer un suivi avec eux à leur 6e, 12e, et 16e mois d’emploi pour comprendre pourquoi leur engagement a diminué. Autrement, il pourrait être le temps de planifier d’avance pour un nouveau cycle de recrutement.

Pareillement, l’analyse des tendances en matière de maladie peut signaler lorsque vous risquez d’être à court d’effectif, ou le bon moment pour faire la promotion des programmes préventifs de mieux-être au bureau

Le dernier mot

À bien des égards, la bonne gestion des dossiers d’employés peut vous aider à démontrer la valeur fondamentale de la fonction des RH:

• comprendre l’entreprise autant de l’intérieur que de l’extérieur;
• fournir des analyses et des rapports mesurables;
• et connaître à l’avance quelles stratégies aideront votre personnel à s’épanouïr.

Les dossiers d’employés à jour permettent de produire des rapports judicieux et exhaustifs. Ensemble, ils confèrent toute la capacité aux gestionnaires des ressources humaines de prendre les meilleures décisions possibles d’une année à l’autre. Alors, comment allez-vous gérez vos dossiers d’employés?

Plus important encore, qu’attendez-vous?

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Cet article a paru pour la première fois ici.