Les offres d’emploi et les contrats de travail sont parmi les documents les plus importants de votre boîte à outils RH.

Ils sont les prérequis de toute relation professionnelle et pratiquement toutes les entreprises doivent se référer à ceux-ci pour remplir ses promesses ou résoudre une dispute. Dans les deux cas, les malentendus ou les ambiguïtés peuvent coûter aux employeurs des dizaines de milliers de dollars.

Les contrats de travail supportent des poids significatifs, notamment pour les startups. Avec la présentation du rôle, du salaire et des autres bénéfices, le contrat de travail fixe les termes pour la propriété intellectuelle, un bonus essentiel pour les finances de l’incubateurs et l’acquisition de prospects.

Le problème est que de nombreux employeurs ne sont pas au courant de quoi inclure ou comment présenter les documents d’embauche pour mieux protéger leurs entreprises, ce qui les met face à un risque sérieux.

Vous trouverez ci-dessous ce que les propriétaires d’entreprises doivent savoir pour bien réaliser leurs documents d’embauche.

Offre d’emploi ou Contrat de travail

Lorsqu’il s’agit de documents d’embauche, il y a deux éléments clefs: les offres d’emploi et les contrats de travail.

Offre d’emploi

Une offre d’emploi est une brève invitation d’un employeur à un potentiel employé pour commencer un emploi dans leur organisation. Typiquement, le candidat et l’employeur auront déjà discuté la position pendant les entretiens, et l’offre d’emploi est simplement pour confirmer cette conversation.

Les offres d’emploi peuvent prendre la forme de lettres ou bien ils peuvent être faits par téléphone, en personne ou par courriel. L’offre doit inclure des informations générales à propos de la position, un titre, une date de début et un statut d’emploi. Elle devrait toujours contenir les conditions d’emploi, comme si l’offre est conditionnelle avant une vérification de background ou acceptée au contrat de travail.

Contrat de travail

Un contrat de travail ou un contrat d’embauche sont beaucoup des contrats beaucoup plus détaillés, notamment avec une description des attentes de l’employeur.

Les contrats de travail fournissent les termes et conditions des compensations, de la période de probation, des avantages sociaux, des vacances, du licenciement et des clauses restrictives comme celles de non-compétitivité ou encore les accords de confidentialité.

Il existe deux types de contrats de travail:

1. Un contrat à durée déterminée, souvent utilisé pour les travailleurs autonomes, les pigistes ou encore des spécialistes qui vont travailler avec l’employeur pour une durée spécifique.
2. Un contrat à durée indéterminée, qui offre une relation entre les deux parties sans durée précisée. Le contrat prend fin que l’un des deux partis décide de finir le contrat.

Comment faire une offre d’emploi

Les appels, entretiens et vérifications de référence sont réalisés. Il est maintenant temps de faire une offre.

1ier étape: Faire l’offre d’emploi initiale en personne, par téléphone ou par courriel. 
Cette offre devrait être très brève et axée principalement sur les termes généraux du poste: Titre, Date de début, Statut d’emploi.


2ème étape: Faire un suivi avec une offre d’emploi globale écrite. 
Aussi tôt que possible, avant la date de début du candidat, envoyez un courriel ou une lettre aux candidats contenant l’offre d’emploi formelle et un contrat d’embauche détaillé. Laissez-leur le temps pour en prendre connaissance, bien comprendre et négocier les termes, si nécessaire.

3ème étape: Une fois qu’ils ont signé, commencez leur intégration! 
Vous devriez seulement refuser les autres candidats potentiels après que le contrat d’embauche ait été signé par votre candidat retenu.

Ce qu’il faut inclure dans un contrat de travail

Sous une loi commune, trois éléments sont nécessaires pour faire un contrat de travail valide: (1) une offre; (2) l’acceptation de l’offre; (3) considération – quelque chose de donnée ou promis en échange par les deux partis. Par exemple, un échange de salaire pour un travail réalisé.

Un contrat oral qui contient ces éléments est aussi valide qu’un contrat écrit cependant, nous recommandons de toujours mettre les contrats de travail par écrit. C’est une exigence légale pour garder vos dossiers d’employés et réduire les risques de malentendus qui peuvent mener à un conflit.

Le contenu et les termes communs dans un contrat de travail incluent:

• Une invitation à commencer un travail dans votre entreprise
• Un titre et un statut d’emploi
• Les responsabilités et les attentes du poste (i.e. une description d’emploi)
• La date de début
• Une date de fin, si il s’agit d’un contrat à durée déterminée
• Le nom du manager, superviseur et des autres rapports hiérarchiques
• Les horaires de travail
• La durée de la période de probation
• Les exigences de voyage, indemnités et/ou la relocalisation.
• La compensation, incluant les commissions, bonus et les options.
• Les avantages sociaux

• Prestation de retraite (RRSP ou contributions à la pension)
• Durée de vacances
• Augmentation de salaire
• Les droits de propriétés intellectuelles
• Les clauses restrictives, y compris les clauses de non-divulgation, les clauses de non-sollicitation et les clauses de non-concurrence
• Une clause de licenciement
• Une clause d’accord complet (une clause qui stipule que le contrat signé constitue l’intégralité de l’accord entre les parties, et que les conversations antécédentes, négociations et promesses précédentes ne lient pas l’une ou l’autre partie.)
• Une clause énonçant le droit de l’employeur de modifier certaines parties du contrat
• La date à laquelle le contrat de travail doit être signé et retourné

Conseils et meilleures pratiques sur les lettres d’offre d’emploi et sur les contrats de travail

Une bonne offre d’emploi peut donner le ton pour une relation de travail réussie, régler les problèmes litigieux tôt et protéger les deux parties. Voici notre tour d’horizon des meilleures pratiques:

Demander un avis juridique: Avant de s’engager dans un contrat, examinez la loi sur les normes de l’emploi de votre juridiction et demandez un avis juridique au besoin.


Personnaliser le tout: Un modèle de base est une bonne idée, mais n’utilisez pas un contrat standard pour chaque employé. Veuillez réviser et personnaliser la formalité, les termes, et les détails du contrat avant chaque embauche.

Envoyez-leur une offre d’emploi complète: Évitez d’envoyer une lettre d’offre formelle d’abord et un contrat de travail à une date ultérieure. Présentez tous les documents d’embauche en même temps.

Donnez-leur le temps: Les contrats de travail doivent être signés avant le premier jour de travail de l’employé. Assurez-vous de leur donner suffisamment de temps pour lire, comprendre et négocier les termes si nécessaire (au minimum une semaine).

Inclure une contrepartie: Si vous modifiez un contrat de travail après qu’un employé a commencé à travailler, comme dans le cas de promotions ou de changements de politique, vous devrez peut-être accorder une nouvelle contrepartie (signature d’un bonus, nouveau salaire ou nouvelles options d’achat d’actions), sinon le contrat ne sera pas exécutoire.

Évitez le jargon juridique: Assurez-vous que la langue est aussi claire que possible. Si vous ne comprenez pas les termes sans un avocat, votre candidat ne comprendra pas non plus.

Gardez votre base de données de candidats ouverte:  Ne refusez pas d’autres candidats potentiels tant que votre meilleur candidat n’a pas signé et retourné le contrat de travail.

Réviser et mettre à jour: Révisez votre modèle de contrat de travail chaque année pour vous assurer qu’il est conforme et à jour avec les normes d’emploi dans votre juridiction.

Passer au numérique: Envoyez et conservez vos contrats de travail avec votre HRIS numérique. Les employeurs au Canada et dans la plupart des autres pays sont tenus par la loi de conserver les dossiers des employés également après la fin de la relation de travail (vérifiez auprès de votre juridiction pour savoir combien de temps). Une copie numérique basée sur le cloud garantit qu’il est toujours à portée de main.

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Cet article a paru pour la première fois ici.